Regulamin Konferencji („Regulamin”)

 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Postanowienia Regulaminu obowiązują Partnerów Konferencji organizowanej przez Fundację PoMoc dla Płodności ul. Czeczota 31, 02-607 Warszawa, NIP: 5213877505, REGON: 384445747 , wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców KRS przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy pod numerem KRS: 0000805358 (dalej: „Organizator”).
    2. Konferencja organizowana jest w celu promocji, edukacji i zwiększania świadomości na temat wszystkich dostępnych rozwiązań i sposobów leczenia niepłodności, Hashimoto, PCOS+PCO,  Insulinooporności.
  2. 3. Dla osób odwiedzających, wstęp na Konferencję jest odpłatny.
  3. Dla Partnera uczestnictwo w Konferencji jest płatne. Koszt usług świadczonych przez Organizatora podany jest w dodatkowej umowie zawartej z Organizatorem.
    5. Organizator zastrzega sobie prawo zawierania z wybranymi kontrahentami umów współpracy, sponsorskich, partnerskich z prawem wyłączności w zakresie oferowania przez nich na Konferencji konkretnej kategorii produktów lub usług.

 

II. UCZESTNICTWO W KONFERENCJI

 

  1. Celem uczestnictwa w Konferencji należy zgłosić uczestnictwo, zawrzeć umowę o uczestnictwo w Konferencji i uiścić w całości należne Organizatorowi opłaty.
    2. Zgłoszenia uczestnictwa należy dokonać poprzez wysłanie Organizatorowi uzupełnionego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Organizatora.
    3. Wysłanie przez Partnera formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
    4. Zgłoszenia będą przyjmowane do wyczerpania miejsc, ale nie później niż do 20 października 2023 r. Zgłoszenie po 20 października 2023 r. będzie rozpatrywane przez Organizatora indywidulnie
    5. Zgłoszenie uczestnictwa w ramach jednego stanowiska może obejmować tylko jednego Partnera. W przypadku chęci współuczestnictwa w ramach jednego stoiska więcej niż jednego Partnera, należy skontaktować się uprzednio z Organizatorem w celu uzyskania indywidualnej wyceny uczestnictwa w Konferencji.
  2. Organizator ma prawo odmówić udziału Partnera w Konferencji bez podania przyczyny. Organizator informuje każdą zgłoszoną firmę o odmowie lub akceptacji zgłoszenia.
    7. Organizator potwierdza uczestnictwo w Konferencji, w przeciągu 5 dni roboczych poprzez wysłanie Partnera wiadomości e-mail na adres wskazany w formularzu rejestracyjnym, wskazując przy tym koszt uczestnictwa w Konferencji, oraz wielkość przydzielonego Partnera stoiska i załączając umowę o uczestnictwo w konferencji.
  3. Po zawarciu umowy o uczestnictwo w Konferencji, Organizator przesyła Partnera drogą elektroniczną fakturę proforma. Partner zobowiązany jest zapłacić kwotę wskazaną na fakturze proforma w terminie 7 dni od dnia jej wystawienia.
    9. Opłata za usługi Organizatora jest jednorazowa, uiszczana z góry i nie podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji przez Partnera z uczestnictwa w Konferencji, za wyjątkiem przypadku wskazanego w odrębnej umowie o uczestnictwo w Konferencji.
  4. Faktura za udział w Konferencji zostanie wystawiona w ciągu 5 dni roboczych od daty wpływu pieniędzy na konto Organizatora.

 

 

III. ORGANIZACJA KONFERENCJI

 

  1. Miejsce Konferencji oraz godziny otwarcia dla odwiedzających wskazane są w umowie o uczestnictwo w Konferencji.
    2. Organizator przydziela Partnera stoisko. O ostatecznej lokalizacji stoiska Partnera decyduje Organizator.
    3. Partner zobowiązany jest do przebywania na stoisku w godzinach trwania Konferencji dla odwiedzających. Organizator nie odpowiada za aranżację oraz obsługę stoiska Partnera.
    4. Partner zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetycznego wyglądu stoiska oraz zapewnienie jego obsługi. Elementy wyposażenia stoiska muszą uzyskać akceptację Organizatora.
    5. Na stoisku Partnera mogą być prezentowane wyłącznie produkty i materiały reklamowe Partnera, zgodnie ze specyfikacją asortymentu/usług zgłoszoną wcześniej Organizatorowi.
    6. Zabronione jest prezentowanie na stoisku produktów, materiałów reklamowych lub treści niezgodnych z treścią zgłoszenia Partnera, a także naruszających dobre obyczaje lub prawa osób trzecich, w tym dobra osobiste, prawa autorskie lub prawa własności przemysłowej, wytworzonych lub pozyskanych w drodze przestępstwa lub czynów nieuczciwej konkurencji.
    7. Prezentowanie przez Partnera produktów, materiałów reklamowych lub treści z naruszeniem postanowień Regulaminu uprawnia Organizatora do żądania od Partnera natychmiastowego zaprzestania ich dalszej prezentacji. W przypadku zignorowania tego żądania, Organizator uprawniony jest do usunięcia ww. produktów na koszt i ryzyko Partnera.
    8. Zabrania się wykonania lub odtwarzania utworów muzycznych i słowno-muzycznych przez Partnera.
    9. W uzasadnionych przypadkach, Organizator ma prawo ingerencji w aranżację stoiska, zwłaszcza gdy stoisko stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa odwiedzających. Ingerencja Organizatora dokonywana jest na koszt i ryzyko Partnera.
    10. Partner może eksponować materiały reklamowe i sprzedawane przez siebie produkty (np. poprzez rozdawanie ulotek) jedynie w ramach swojego stoiska.
  2. Partner zobowiązany jest przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa obowiązujących w obiekcie, w którym odbywają się Konferencja, w tym zwłaszcza przepisów przeciwpożarowych, bhp oraz sanitarnych.
    12. Dostęp do prądu zapewniony będzie tylko tym Partnerom, którzy zgłosili taką potrzebę Organizatorowi.
    13. Partner jest zobowiązany do zabezpieczenia swoich produktów, materiałów reklamowych i wyposażenia przydzielonego mu stoiska we własnym zakresie i na własny koszt.
    14. Partner jest odpowiedzialny wobec Organizatora za wszelkie szkody wynikłe z użytkowania stoiska, w tym zwłaszcza za uszkodzenie mienia.
    15. Partner w ramach swojego stoiska jest odpowiedzialny za zorganizowanie go w taki sposób, aby nie istniało ryzyko doznania jakiegokolwiek uszczerbku na zdrowiu u osób trzecich, w tym odwiedzających Konferencje oraz, aby stoisko nie zagrażało bezpieczeństwu i nie spowodowało szkody w nieruchomości, w której Konferencja się odbywa. Partner ponosi odpowiedzialność za szkody, które spowodował i które powstały w wyniku nie zachowania zasad bezpieczeństwa, w tym rażącego niedbalstwa.
  3. W trakcie Konferencji na obiekcie obowiązuje ścisły zakaz używania otwartego ognia, palenia tytoniu, spożywania alkoholu, składowania poza stoiskami wszelkiego rodzaju opakowań i papierów, wnoszenia butli z gazem, helem oraz korzystania z wózków widłowych.
    17. Partner, jego pracownicy i współpracownicy zobowiązani są do każdorazowego wyłączenia zasilania energii elektrycznej w przypadku opuszczenia zajmowanego stoiska.
    18 Do wyposażenia stoisk nie pozwala się używać materiałów łatwopalnych.
    19. Partnera oraz ich pracownicy i współpracownicy zobowiązani są do zachowania czystości oraz porządku wokół swojego stanowiska.
  4. Partner zapewni przestrzeganie Regulaminu oraz przepisów wskazanych w pkt 11 powyżej przez swoich pracowników, współpracowników i wszelkie osoby, za które ponosi odpowiedzialność.

 

IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

1. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do Regulaminu w każdym czasie. Wprowadzenie zmian nie wymaga zgody Partnera.
2. W przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Organizatora, Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub skrócenia Konferencji, a także zmiany terminu Konferencji. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zwróci Partnera kwotę, którą ten uiścił na rzecz Organizatora proporcjonalną do okresu nieodbycia się Konferencji.